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Asistente Ejecutiva

Funciones Principales:
  • Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el ejecutivo y sus clientes, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz: 
    • Responder requerimientos, preparar los documentos necesarios y realizar el seguimiento correspondiente. 
    • Reunirse con terceros, grupos de interés, entre otros, en representación de los ejecutivos para discutir cualquier problema y ofrecer recomendaciones o soluciones. 
  • Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes: 
    • Monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes. 
    • Coordinar los servicios de mensajería y Courier. 
    • Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante. 
    • Actualizar y mantener las listas de contacto existentes. 
  • Redactar y revisar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculos: 
    • Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes. 
    • Entregar reseñas y reportes a ejecutivos, comités y juntas directivas. 
  • Gestionar el calendario profesional y personal del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo efectivo de los eventos: 
    • Asegurar que todos los proyectos y tareas sean llevados a cabo a tiempo. 
    • Reservar salones de conferencia u otros locales. 
    • Confirmar la reservación de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento. 
    • Gestionar las agendas de reuniones asegurando la mayor eficiencia posible. 
    • Tomar notas durante las reuniones de trabajo, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes. 
    • Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos. 
  • Archivar y organizar documentos tanto en físico como digitales, tales como correos electrónicos, reportes y otros documentos administrativos: 
    • Escanear documentos en físico para respaldarlos de forma digital. 
    • Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos. 
  • Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario. 
  • Internalizar y estar al tanto de la estructura organizativa de la empresa u organización, sus políticas y objetivos. 
  • Gestionar y realizar reportes de gastos: 
    • Llevar a cabo tareas contables cuando sea requerido, tales como llevar la contabilidad y la facturación. 
    • Coordina con el departamento de contabilidad y la Gerencia Administrativa todo lo relacionado con contrataciones, costos y pagos de facturas. 
  • Mantenerse actualizada con el desarrollo de las actividades de la empresa y del entorno local, internacional, de negocios y tecnologico en el que opera.  
  • Atencn presencial, telefonica y virtual a usuarios y visitantes. 

 

Perfil del Empleado: 
  • Dominio Completo del Idioma Inglés 
  • Licenciaturas en Administración, Comunicación, Administración de Empresas o carreras afines. 
  • De 3 a 5 años de experiencia 
  • Dominio del paquete Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams) 
  • Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente: 
  • Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente. 
  • Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo. 
  • Manejo de central telefónica: 
  • Poseer un discurso claro. 
  • Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz. 
  • Altos niveles de iniciativa, flexibilidad y receptividad: 
  • Ser capaz de adaptarse a distintas situaciones de manera eficaz. 
  • Detallista y meticuloso. 
  • Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad: 
  • Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como verbal, para cultivar y mantener buenas relaciones profesionales con terceros, clientes y otros empleados. 
  • Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolar. 
  • Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario. 
  • Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos: 
  • Resolver conflictos de manera eficiente y rápida. 
  • Capacidades administrativas: 
  • Ser capaz de procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos. 
  • Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras). 
  • Honesto, discreto y con altos niveles de integridad: 
  • Ser capaz de manejar información confidencial y sensible. 
  • Inventivo e ingenioso, puntual y confiable. 
  • Tener buena presencia. 
  • Tener carro propio. 
  • Salario según aptitudes.  

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